Für viele Unternehmen sind öffentliche Aufträge eine wesentliche Quelle ihres Umsatzes. Manche haben sich nur auf öffentliche Auftraggeber konzentriert. In vielen Branchen machen öffentliche Aufträge mehr als die Hälfte des Marktvolumens aus.

Öffentliche Auftraggeber müssen sich an gesetzliche Vorschriften bei der Ausschreibung ihrer Aufträge halten. Dazu gehört insbesondere die Pflicht, diese öffentlichen Ausschreibungen zu veröffentlichen. Unternehmen, die deutschlandweit anbieten, können sich nur selten selbst durch alle Fundstellen für öffentliche Ausschreibungen durcharbeiten. Diese Aufgabe haben Ausschreibungsportale übernommen. Diese sichten Quellen und stellen die öffentlichen Ausschreibungen auf einem Portal zusammen.

Im Rahmen der nationalen Studie Portale für öffentliche Ausschreibungen 2012 der Deutschen Gesellschaft für Verbraucherstudien mbH wurden folgende Recherche-Portale untersucht:

•      BI Medien (www.bi-medien.de), nachfolgend „BI“
•      workXL (www.dtad.de), nachfolgend „DTAD“
•      alles-ausschreibungen.de KHI (www.infodienst-ausschreibungen.de), nachfolgend „Infodienst“
•      Subreport (www.subreport.de), nachfolgend „Subreport“
•      Vergabe24 (www.vergabe24.de), nachfolgend „Vergabe24“

Die Basis bildeten Portale, die ganz Deutschland abdecken – mit Schwerpunkt auf die Veröffentlichung von Bekanntmachungen öffentlicher Ausschreibungen.

Subreport Testsieger bei den Ausschreibungsportalen, dicht gefolgt von DTAD, Infodienst und BI

Gemäß den Testkriterien ist Subreport der beste Anbieter bzw. das beste Ausschreibungsportal in Deutschland. Allerdings ist der Abstand zum Wettbewerb teils sehr gering.

Es ist allerdings festzustellen, dass kein Anbieter restlos überzeugt und es vielmehr klare Stärken- und Schwächenprofile gibt:

1. Subreport: Hohe Qualität der Suchtreffer aber Verbesserungspotential beim Testzugang, der Suchfunktionalität sowie der Zusendung der Bekanntmachungen via E-Mail
2. DTAD: Gutes Gesamtbild ohne aber in einem Bereich der Beste zu sein
3. Infodienst: Bestes System mit einfachstem Testzugang; Verbesserungspotential bei der Qualität der Treffer
4. BI: Meiste  passende Suchtreffer bei den getesteten Anfragen; Verbesserungspotential beim Portalsystem und dem Testzugang (als einziger Anbieter kostenpflichtig)
5. Vergabe24: Zweitmeiste passende Suchtreffer; verliert Punkte insbesondere durch den im Test – trotz mehrfachem Nachhakens – nicht möglichen Testzugang (kundendienst- und portalsystembedingt).

Tests der Vergabeportale in vier Bereichen

Die Anbieter wurden in vier Bereichen bewertet:

• Portalsystem Welche Funktionen werden geboten und wie funktionieren diese? (30%)
• Kundendienst: Wie gut werden Kunden in der Phase der Entscheidung zwischen den Portalen betreut (30%)
• Quantität der Treffer: Wie viele passende Treffer erhält man bei den Suchanfragen (15%)
• Qualität der Treffer: Wie gut passen die Treffer bei den Suchanfragen (25%).

Die Quantität der Treffer wurde mit 15% am geringsten bewertet, da es hier keinen eindeutigen Sieger gab: Jeder der Anbieter hatte mind. einmal die meisten passenden Suchtreffer. Dies bedeutet, dass man vor allem das System einfach testen können muss, um sich einen Eindruck über die Suchtreffer zu verschaffen. Daher wurden Portalsystem und Kundendienst höher bewertet.

Als Methodik wurden Mystery Shopping zum Test des Kundenservice und Recherchen für Portalsystem, Quantität und Qualität genutzt.

Qualität und Quantität wurden anhand der folgenden Stichworte / Suchanfragen geprüft:
1.    Marktforschung
2.    Call Center
3.    Webdesign
4.    NRW: Erdgas, Gasversorgung, Gaslieferung
5.    NRW: Stromversorgung, Stromlieferung, elektrische Energie
6.    NRW: Tischler, Tischlerarbeiten
7.    Berlin: Dachdecker, Dachdeckerarbeiten
8.    Hessen: Dachdecker, Dachdeckerarbeiten
9.    Hessen: Dachdecker, Dachdeckerarbeiten, Dachabdichtung
10.    Hessen: Profileinstellung / Kategorie Dachdecker

Ausschreibungsportale mit zwei Schwerpunkten

Bei den getesteten Vergabeportalen lassen sich zwei grundsätzliche Typen erkennen:

• Technologie-getriebene Anbieter wie DTAD und Infodienst
• Aus der Printwelt kommende Anbieter wie Subreport, BI und Vergabe24.

Die ersten beiden Anbieter haben die überzeugendsten Systeme und machen es dem Kunden am einfachsten, das eigene Angebot zu testen. Dies ist wichtig, da keiner der Anbieter in allen Bereichen hinsichtlich Qualität und Quantität der Beste war. Tests helfen dann bei der Auswahl eines Anbieters. Bei Infodienst ist die einfache Möglichkeit eines Testzugangs besonders hervorzuheben: Innerhalb von ein paar Minuten kann man den Service gut testen. Zudem sind die Systeme wichtig, da es oftmals eine Flut von Ausschreibungen / Bekanntmachungstexten gibt, deren strukturierte Darstellung zum Beispiel in den versandten E-Mails stark hilft, mit der Datenmenge umzugehen.

Die letzteren drei Anbieter kommen aus der Printwelt (d.h. sie haben oder geben noch gedruckte Dienste heraus). Dies heißt nicht zwangsläufig, dass die Portalsysteme dort nicht optimal sein müssen. In den Tests war dies jedoch das Ergebnis. Für neue Kunden ist es oft nicht einfach, den Service zu testen (bei BI sogar kostenpflichtig, bei Vergabe24 gänzlich erfolglos, obwohl es auf der Webseite angeboten wird) und die Portalsysteme (Webseiten) der Anbieter sind nicht optimal strukturiert. Dafür haben diese Dienste ihre Stärken tendenziell eher bei der Quantität und teilweise Qualität der Treffer.

Insgesamt ergaben sich damit folgende Ergebnisse:

Insgesamt

1. Subreport (Gut (1,9))
2. DTAD (Gut (2,0))
3. Infodienst (Gut (2,1))
4. BI (Gut (2,2))
5. Vergabe24 (Befriedigend (3,4))

Portalsystem

1. Infodienst
2. DTAD
3. BI / Vergabe24
4. Subreport

Kundendienst

1. Infodienst / Subreport
2. BI
3. DTAD
4. Vergabe24

Quantität der Treffer

1. BI
2. Vergabe24
3. Infodienst
4. Subreport
5. DATD

Qualität der Treffer

1. Subreport
2. BI
3. DTAD
4. Vergabe24
5. Infodienst

Zusammenfassung der Testergebnisse

Eine Zusammenfassung der Studie der Anbieter von Ausschreibungsportalen 2012 finden Sie hier

2012_Kurzauswertung_Ausschreibungsportale